HR Transformation Blog

HR Transformation Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Robotic Process Automation (RPA): Ontmoet je nieuwe digitale HR collega

Stel je voor: een collega die nooit ziek is, altijd doorwerkt en niet zeurt. Wishful thinking? Niet meer! Early adopters hebben deze collega al in dienst. Je nieuwe HR collega is niet van vlees en bloed, en nee, het is ook geen aluminium robot als C3PO (voor de Star Wars fans onder ons). We hebben het hier over Robotic Process Automation (RPA). RPA ontwikkelt zich stormachtig, early adopters boeken veelbelovende resultaten. Uit een studie van Capgemini Consulting1 blijkt dat 43% van de organisaties van plan is om RPA toe te gaan passen in het HR domein in de komende 3 tot 5 jaar, waar dit nu nog slechts 3% is. Lees in dit blog wat RPA is, wat het oplevert en hoe HR kan profiteren van RPA.

Robotic Process Automation (RPA), je nieuwe collega
RPA is puur een ’’rule-based’’ technologie dat werkt met gestandaardiseerde input en output, het doet precies waarvoor het geprogrammeerd is. RPA kijkt welke handelingen medewerkers in systemen doen, om dit vervolgens te kopiëren. Hier zit een belangrijk verschil met Artificial Intelligence (AI), een andere trend met veel potentie in automatisering. Het verschil tussen AI en RPA, is dat AI een zelf lerend vermogen heeft. AI analyseert continue wat het doet en hoe dit wellicht beter kan. Hiermee optimaliseert de AI zichzelf. AI heeft een zelfregulerend mechanisme, waar RPA precies doet wat het is ingegeven. Dit doet RPA software vervolgens ook altijd op dezelfde manier. De vergelijking met een macro in Excel is snel gemaakt, maar hier doe je RPA mee tekort. RPA beperkt zich niet tot slechts één systeem, maar richt zich juist op de gestandaardiseerde handelingen tussen de verschillende systemen. De technologie rond RPA is op dit moment het meest volwassen en is (vooralsnog) relatief goedkoop in vergelijking met AI. Hierdoor heeft RPA op korte termijn meer impact in de automatisering van de backoffice dan AI.

Kostenbesparingen, hogere productiviteit, een snelle implementatie en meer voordelen
Een aantal van deze voordelen zijn no-brainers. Natuurlijk is een robot op de lange termijn goedkoper en productiever dan een mens, dat zagen we al in de eerste industriële revolutie waarin mensen werden vervangen door stoommachines. Een groot voordeel dat specifiek geldt voor RPA is de snelle implementatie zonder gevolgen voor de lopende operatie; de basissystemen blijven namelijk gewoon intact. De laagdrempelige implementatie en kostenbesparingen tot 80% resulteren in een hoge ROI2. Het robotiseren van een proces is een kwestie van minuten; de RPA-software moet één keer mee kijken met hetgene dat op het beeldscherm gebeurt. De basis van robotiseren met RPA is het kopiëren van menselijke handelingen in systemen, om deze taken vervolgens over te nemen. De meeste tijd ligt in de voorbereiding, in de optimalisatie en standaardisatie van het te automatiseren proces. Optimalisatie en standaardisatie is een essentiële stap, een inefficiënt proces leidt immers tot een inefficiënte robot.

Waar je menselijke collega’s nog wel eens een foutje maken, zal de gerobotiseerde collega zijn werkzaamheden altijd foutloos uitvoeren. De software doet immers precies wat het is ingegeven. Repetitieve taken zullen hierdoor altijd foutloos uitgevoerd worden, een robot maakt geen spelfouten. RPA wordt dan ook vaak gebruikt om compliancy met wet- en regelgeving te garanderen.

Doordat RPA altijd alles op één standaard wijze verwerkt ligt er veel potentie in Master Data management, wat een belangrijke basis is voor waardevolle HR Analytics. Een bekend obstakel voor HR Analytics is het gebrek aan goede data, garbage in is garbage out. De gecreëerde data met RPA is gestandaardiseerd en dus van hoge kwaliteit. Daarnaast slaan Robots het weekend over en hebben ze geen dipje op maandagochtend.

Wordt mijn werk over 5 jaar over genomen door robots?
Kostenbesparingen en robots die het werk overnemen van mensen: deze combinatie betekent vaak niet veel goeds voor de werkgelegenheid. Op het eerste oog een logische conclusie, maar onjuist.

De repetitieve, gestandaardiseerde taken binnen HR worden op dit moment nog vaak uitbesteed. Waar dit vroeger werd uitbesteed bij een derde partij binnen Nederland, kiezen bedrijven het afgelopen decennium steeds vaker om activiteiten uit te besteden buiten onze landgrenzen, zoals in India. De opkomst van RPA betekent dat deze activiteiten in potentie weer in eigen beheer kunnen worden genomen.

Dit wordt ondersteund door resultaten uit een studie van Capgemini Consulting1. In de studie zijn board members en executives gevraagd om aan te geven op welke HR-onderwerpen RPA ingezet zal gaan worden in de komende 3 tot 5 jaar, en op welke HR-onderwerpen RPA op dit moment wordt ingezet. Het resultaat is als volgt:


Bron: https://www.de.capgemini-consulting.com/resource-file-access/resource/pdf/robotic-process-automation-study.pdf

De tabel laat zien dat RPA in Master Data Management, Administratie, Compensation & Benefits en Rapportages een grote rol toegedicht krijgt. Het is geen toeval dat dit precies de activiteiten zijn die op dit moment nog vaak worden uitbesteed, het zijn namelijk de frequente, repetitieve en gestandaardiseerde activiteiten die zich lenen voor uitbesteding. Met RPA kunnen deze activiteiten opnieuw zelf in beheer worden genomen. Van HR vraagt dit om de geautomatiseerde processen en administratie strak in te richten zodat RPA foutloos en efficiënt het werk kan doen. Gestandaardiseerde en geoptimaliseerde processen zijn namelijk noodzakelijke voorwaarden voor effectieve automatisering. In de praktijk wordt dit echter vaak onderschat.

Ook zal de menselijke collega uitzonderingen in processen voor zijn eigen rekening nemen. HR medewerkers zijn nog steeds eigenaar van HR processen en blijven verantwoordelijk voor een efficiënte en foutloze executie. Deze verantwoordelijkheid kan (nog) niet door de gerobotiseerde HR collega gedragen worden.

Maar, de allergrootste potentie van RPA voor HR zit op het creëren van waarde gestoeld op accurate data en betekenisvolle rapportages. Zoals collega Jan Brouwer schrijft in zijn blog ontstaat er een schat aan waardevolle data door slimme automatisering van processen en administratie, waar HR zeker zijn voordeel in moet doen. Hoe gaat HR automatisering gebruiken om de strategische positie te versterken?

Omarm je nieuwe HR collega!

1 https://www.de.capgemini-consulting.com/resource-file-access/resource/pdf/robotic-process-automation-study.pdf

2 https://www.fr.capgemini-consulting.com/resource-file-access/resource/pdf/
robotic_process_automation_the_next_revolution_of_corporate_functions_0.pdf

About the author

Peter Esseling
Peter Esseling
Peter is Consultant bij Capgemini Consulting op het gebied van HR Transformaties. In zijn ervaring op verschillende HR afdelingen heeft hij zich met name gericht op Strategic Workforce Planning, Talent Management en duurzame inzetbaarheid. Peter heeft een master Organisatiewetenschappen en een bachelor Human Resource Management.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *.