HR Transformation Blog

HR Transformation Blog

Meningen op deze blog weerspiegelen de opvattingen van de schrijver en niet per definitie die van de Capgemini Group

Hoe krijgt u uw Cloud implementatie van de grond?

In een recent gepubliceerd artikel in het Financieel Dagblad, gebaseerd op een interview met collega Jan Brouwer (SVP HR Transformation) en ondergetekende, was ons finale statement: “Cloud legt bloot waar HR in essentie om draait, daar moet je als bedrijf klaar voor zijn.1” Nog te vaak zien we dat Cloud implementaties sterk worden onderschat, onder het mom van “kwestie van uploaden, servers uit het raam en klaar is Kees, toch?” Niet helemaal. Er komt veel meer kijken bij Cloud implementatie dan men verwacht, waardoor deze moeizaam van de grond komen.

De donkere kant van standaardisatie en transparantie
Wanneer een organisatie begint na te denken over een Cloud implementatie, is daar vaak jaren van “organische IT groei” aan vooraf gegaan. Men heeft hier een pakket aangeschaft, daar een schilletje om heen laten bouwen en weer later nog diverse koppelingen laten bouwen omdat dat toch wel nodig bleek. Het resultaat is een – vaak slecht gedocumenteerde – wirwar aan systemen. Om deze te kunnen migreren naar de Cloud, moet er eerst gestandaardiseerd worden en is het belangrijk om de processtappen goed te begrijpen en te stabiliseren. Vaak is dat moment voor het top management de aanleiding om een “One Way of Working” programma uit te rollen, dat scheef gegroeide, maar vergelijkbare processen op een global niveau weer gelijk moet trekken. Ook is dat het moment om de inrichting van HR nog eens goed onder de loep te nemen en het bestaande operating model aan te passen.

Dat doet pijn. Medewerkers hebben door de jaren heen vaak hun eigen handigheden gevonden, snelkoppelingen en shortcuts gebouwd en weten vaak precies hoe ze de wirwar in moeten zetten om het gewenste resultaat te behalen. Een nieuwe manier van werken als gevolg van een Cloud implementatie heeft niet alleen als gevolg dat er veel moeten worden aangeleerd, maar tevens dat er veel moeten worden afgeleerd. Dat laatste is vaak nog het moeilijkst. De overstap kan leiden tot (tijdelijk) productiviteitsverlies en vraagt om aanpassing van medewerkers en dat gaat niet altijd zonder slag of stoot.

Daarnaast levert een stap naar de Cloud vaak vergrote transparantie op. Op de lange termijn is dat voor iedereen beter, maar er kunnen nogal wat verrassingen optreden in de switch van oud en losstaand naar nieuw en geïntegreerd. Zo kwamen diverse grote organisaties in het verleden opeens achter het bestaan van “ghost employees”2. Deze ghost employees waren in de losstaande systemen vakkundig weggemoffeld, maar kwamen in het geïntegreerde systeem opeens naar boven drijven.
Of wat te denken van de gevolgen van een real-time budget en payroll dashboard. Door hier een haarscherp inzicht in te bieden, ontstond er bij een aantal organisaties discussie tussen managers wie op welke payroll hoort. Een troost: wanneer dit in jouw organisatie ook gebeurt, weet dan dat je je in goed gezelschap bevindt.

Een laatste vaak onderschatte factor in Cloud implementaties is simpelweg het overeind blijven van een “schaduw IT”. Wanneer de medewerkers niet voldoende worden meegenomen in de implementatie, is de kans groot dat zij zullen terugvallen op het oude systeem. “Dit doe ik wel even snel tussendoor in het oude systeem,” is dan ook een veel gehoorde uitspraak in implementatietrajecten. Het gevolg is dat systemen langer in de lucht blijven dan gepland, waardoor de verwachte kostenbesparingen niet gerealiseerd worden. In het ergste geval blijft de klant met twee parallelle systemen zitten, met alle kosten en hoeveelheid meerwerk van dien.

Geen implementatie zonder transformatie
Hoe krijg je je Cloud implementatie dan wel op een fatsoenlijke manier van de grond? Een Cloud implementatie gaat niet zonder de medewerkers sterk te betrekken. Wij zeggen dan ook regelmatig tegen klanten: een implementatie kan niet zonder transformatie. En hoe realiseer je een transformatie dan? In gezamenlijk onderzoek met de Universiteit van Twente heeft Capgemini Consulting een achttal cruciale succesfactoren geïdentificeerd bij een digitale transformatie van organisatie en medewerkers3. Dat zijn de volgende acht stappen:

1. Houdt het simpel. “Goed genoeg is het nieuwe perfect”.
2. Eerst upgraden, dan standaardiseren, dan harmoniseren. En dán pas migreren.
3. Gebruik een pull-benadering in plaats van een push-benadering. Beantwoordt de “what’s in it for me” vraag.
4. Wie moet het systeem gaan gebruiken? Ontwikkel daar een goede relatie mee.
5. Genoeg is genoeg. Systeemadoptie is een gradueel proces en is niet met één druk op de knop gerealiseerd.
6. Gebruik voorbeeldgedrag om echte veranderingen in cultuur en gedrag te bewerkstelligen
7. Leer het systeem kennen, maar vergeet niet om óók de leverancier te leren kenen
8. Denk heel goed na over wie het implementatie team kan en moet versterken!

Wanneer deze stappen niet worden gevolgd, dan leidt een op het oog heel mooie Cloud implementatie vaak tot een harde crash. Gevolgen van een dergelijke crash: veel gemaakte kosten, weinig behaalde baten. Het mag duidelijk zijn - een Cloud implementatie zonder bijbehorende transformatie komt vaak uit de lucht vallen. 

-----
[1] De manager moet aan de HR-bak
[2] Ghost employees could be killing your business
[3] From Digital HR to Performance

 

About the author

Ronald van den Berg
Ronald van den Berg
Ronald van den Berg is als Competence Cluster Leader Digital HR werkzaam binnen de practice People & Performance. Als Cluster Leader is hij namens Capgemini eindverantwoordelijk voor de professionele ontwikkeling van de adviseurs op het gebied van HR IT systemen en de vermarketing van dit vak-marktdomein. Ronald heeft ruim vijftien jaar ervaring met implementaties van HR IT systemen.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *.